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Unterstützung gesucht

Assistenz der Geschäftsleitung (d/w/m)

Ab sofort und zunächst befristet auf 2 Jahre

Die Stiftung Naturschutz Berlin fördert materiell und ideell den Schutz der Natur und die Pflege der Landschaft. Sie trägt durch eigenes Handeln und die Förderung Dritter zur Erhaltung der natürlichen Umwelt und der natürlichen Lebensgrundlagen bei. Insbesondere werden Konzepte, Pläne, Maßnahmen oder sonstige Projekte von der Stiftung gefördert, initiiert, begleitet oder umgesetzt.
Im Zuge der Realisierung unserer anspruchsvollen Ziele suchen wir engagierte Mitarbeitende mit hoher fachlicher Kompetenz, innovativen Ideen und Begeisterung.
Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, aktiv und gestaltend mitzuwirken. Dafür suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (d/w/m) der Geschäftsleitung. Die Geschäftsleitung besteht aus dem Geschäftsführer und vier Bereichsleiter*innen.
 
Ihre Aufgabenschwerpunkte:

  • Administrative und organisatorische Unterstützung des Geschäftsführers und der gesamten Geschäftsleitung in Kooperation mit der zweiten Assistenz
    • Mitwirkung bei Gremiensitzungen inkl. Protokollführung, auch in Randzeiten
    • Planen, Abstimmen und Überwachen von Terminen und Fristen
    • Vorbereitung von Besprechungsräumen, ggf. in Absprache mit Haustechnik und IT, Bewirtung von Gästen
    • Pflege und Verwaltung der Kontaktdatenbank
    • Vorbereitung und Abrechnung von Dienstreisen
    • Eigenständige Erledigung allgemeiner Sekretariatsarbeiten
  • Koordination des für die Stiftung äußerst wichtigen Empfangsbereichs inklusive aktiver Mitarbeit
  • Koordination der und Schnittstelle zur Haustechnik, bestehend aus zwei Mitarbeitern
  • Organisatorische, projektbezogene Unterstützung bei Veranstaltungen wie z.B. Langer Tag der StadtNatur, Verleihung des Naturschutzpreises etc. in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Teams
    • Einladungs- und Anmeldungsmanagement
    • Eigenständige Korrespondenz
    • Versand von Publikationen
    • Mitwirkung am Veranstaltungstag
  • Koordination externer Dienstleister*innen

 
Unsere Anforderungen:

  • Sie haben eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (z.B. Bürokauffrau / -mann, Kauffrau / -mann für Büromanagement, Sekretär*in) oder eine vergleichbare Qualifikation.
  • Einschlägige Berufserfahrung (ggf. auch in der öffentlichen Verwaltung) ist von Vorteil.
  • Sie arbeiten engagiert und verantwortungsbewusst, sind loyal und diskret.
  • Sie besitzen gute organisatorische Fähigkeiten, eine kommunikative und kooperative Arbeitsweise und Sie handeln dienstleistungsorientiert.
  • Sie sind zuverlässig, arbeiten selbstständig, eigenverantwortlich und gewissenhaft.
  • Sie sind belastbar und können flexibel auf wechselnde Anforderungen reagieren.
  • Sie haben ein freundliches, sicheres Auftreten.
  • Sie haben einen sicheren Umgang mit MS-Office-Programmen (insbesondere Word und Excel) sowie Videokonferenz-Formaten und sind bereit zur Einarbeitung in weitere Softwareprogramme.
  • Sie haben Erfahrung im Umgang mit Datenbanken.
  • Die deutsche Sprache beherrschen Sie sehr gut in Wort und Schrift.

 
Wir bieten Ihnen:

  • Eine zunächst auf 2 Jahre befristete Teilzeitstelle mit 29,55 Wochenarbeitsstunden, eine langfristige Zusammenarbeit wird angestrebt.
  • Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem interessanten Aufgabengebiet.
  • Ein harmonisches Betriebsklima und eine angenehme Arbeitsatmosphäre mit einem kollegialen Team. Der Stiftung Naturschutz Berlin wurde durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales das Prädikat „Zukunftsfähige Arbeitskultur“ verliehen.
  • Familienfreundliche Arbeitsbedingungen z.B. durch eine Gleitzeitregelung.
  • Mobile Arbeitsanteile, sofern es die dienstlichen Erfordernisse zulassen.
  • Eine Vergütung in Anlehnung an den Tarif des öffentlichen Dienstes TV-L gem. Entgeltgruppe 8.
  • Urlaubsanspruch gem. TV-L.
  • Betriebliche Altersversorgung.
  • Arbeitgeber-Zuschuss zum Jobticket.
  • Weiterbildungsmöglichkeiten im Tätigkeitsbereich.

 
Die Stelle ist in Teilzeit zu besetzen und umfasst 29,55 Wochenstunden oder 75% einer Vollzeitstelle. Haben Sie einen anderen Teilzeit- oder Vollzeitwunsch? Bitte teilen Sie uns diesen in Ihrem Anschreiben mit.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen. Senden Sie bitte Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen als zusammenhängendes PDF-Dokument (möglichst unter 6 MB) bis zum 30. Juni 2024 unter Angabe der Kennziffer GF-ASS1-2024 an bewerbung(at)stiftung-naturschutz.de. Geben Sie auch den Ihnen möglichen Eintrittstermin an.

Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Menschen werden bei gleichwertiger Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Bitte weisen Sie in Ihrer Bewerbung darauf hin, wenn Sie eine Schwerbehinderung haben. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich erwünscht.
 
Bewerbungen von Frauen werden sehr begrüßt, denn bei gleichwertiger Qualifikation (Eignung, Befähigung, fachliche Leistung) erfolgt auf der Grundlage des § 5 Absatz 5 Satz 2 Landesgleichstellungsgesetz eine bevorzugte Berücksichtigung.
 
Im Zusammenhang mit der Durchführung des Auswahlverfahrens und ggf. der Einstellung werden Ihre Daten gem. § 6 BlnDSG elektronisch gespeichert und verarbeitet. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.
 
Mit der Bewerbung entstehende Kosten (z. B. Fahrtkosten) können nicht erstattet werden.